Objetivo

El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) de Encajes S.A. Colombia tiene como propósito establecer los principios, políticas, lineamientos y controles orientados a prevenir, detectar, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción y de soborno transnacional, promoviendo una cultura organizacional basada en la integridad, la legalidad y la transparencia.

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Así mismo, el Programa busca asegurar que todas las actuaciones de la Compañía, sus administradores, colaboradores y terceros se desarrollen en cumplimiento de la normatividad aplicable, de los valores corporativos y de los estándares éticos definidos, contribuyendo al fortalecimiento del gobierno corporativo y de la confianza de los grupos de interés.

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El PTEE se articula con los demás sistemas y programas de cumplimiento de Encajes S.A. Colombia, incluyendo el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM (SAGRILAFT), garantizando un enfoque integral de gestión del riesgo y del cumplimiento normativo.

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Alcance

El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) de Encajes S.A. Colombia es de obligatorio cumplimiento para todos los administradores, directivos, empleados, trabajadores en misión, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y demás terceros con los que la Compañía mantenga relaciones comerciales, contractuales o institucionales.

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El Programa se aplica a todas las actividades, procesos, operaciones y decisiones desarrolladas por Encajes S.A. Colombia, tanto a nivel nacional como internacional, independientemente del medio utilizado (presencial, virtual o digital), y cubre las actuaciones relacionadas con los sectores público y privado.

 

El alcance del PTEE incluye la prevención, detección, gestión y mitigación de los riesgos de corrupción y soborno transnacional, así como la promoción de comportamientos éticos y transparentes, y se articula con los demás programas y políticas corporativas, en especial con el Código de Ética y Transparencia, el Manual para la Gestión del Conflicto de Interés, la Política de Protección al Denunciante y el Sistema SAGRILAFT.

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Definiciones

Para efectos del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) de Encajes S.A. Colombia, los siguientes términos tendrán el significado que se indica a continuación:​

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• 0 Tolerancia al Soborno Transnacional: Lineamiento adoptado por la Compañía mediante el cual se rechaza de manera absoluta cualquier conducta relacionada con el Soborno Transnacional, bajo el principio de “tolerancia cero frente al soborno transnacional”.

• Abuso de Funciones: Uso indebido del cargo o de las funciones para obtener beneficios personales o para terceros.

• Administración: Hacen parte de la Administración de la Compañía los miembros de la Junta Directiva o máximo órgano social, los Representantes Legales y aquellos empleados encargados de gestionar y tomar decisiones, así como de representar a Encajes S.A. Colombia.

• Administración de Riesgos: Actividades coordinadas para dirigir y controlar la organización en relación con los riesgos a la que está expuesta.

• Alta Gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa o corporativa de Encajes S.A. Colombia, responsables del giro ordinario del negocio, de la definición de objetivos y de la ejecución y control de las estrategias de la Compañía. Incluye al Gerente General, a los gerentes auxiliares, a los secretarios (si aplica) y al auditor interno.

• Área Geográfica: Zona del territorio en la que la Compañía desarrolla sus actividades y operaciones.

• Asociados / Accionistas: Personas naturales o jurídicas que han realizado aportes en dinero, trabajo o bienes apreciables a la sociedad, a cambio de acciones, cuotas o cualquier otra forma de participación reconocida por la ley.

• Auditoría de Cumplimiento: Revisión sistemática, crítica y periódica de la correcta implementación y ejecución del PTEE y de los demás programas de cumplimiento aplicables.

• Beneficiario Final: Persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) directa o indirectamente a una contraparte o en cuyo nombre se realiza una operación o negocio, conforme a los criterios de control, participación o autoridad definidos en el Código de Comercio y la normativa aplicable.

• Canal de Denuncia: Mecanismos establecidos por la Compañía para reportar, de forma confidencial o anónima, hechos o conductas contrarias a la ética, la legalidad o los lineamientos del Programa.

• Cliente: Persona natural o jurídica con la cual la Compañía establece una relación contractual para el suministro de productos o la prestación de servicios.

• Código de Conducta / Código de Ética y Transparencia: Documento que recoge los principios, valores, políticas y lineamientos de comportamiento ético que orientan la actuación de administradores, empleados y terceros vinculados a la Compañía.

• Compañía / Encajes S.A. Colombia: Sucursal de sociedad extranjera domiciliada en Colombia, a la cual se aplican el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, el Código de Ética y las políticas asociadas.

• Contraparte: Cualquier persona natural o jurídica con la cual la Compañía tenga vínculos comerciales, contractuales, jurídicos o de negocios, incluidos asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores.

• Contratista: Tercero que presta servicios a la Compañía o mantiene con ella una relación contractual de cualquier naturaleza, incluidos proveedores, intermediarios, agentes, consultores, asesores, consorcios y uniones temporales.

• Corrupción: Conductas mediante las cuales, por acción u omisión, se busca obtener un beneficio indebido para sí mismo o para un tercero, afectando la administración pública y el patrimonio público, o facilitando la comisión de un Soborno Transnacional.

• C / ST: Abreviatura utilizada para referirse conjuntamente a los Riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional.

• Debida Diligencia: Proceso continuo, periódico y proporcional de evaluación y conocimiento de las contrapartes, orientado a identificar, prevenir y mitigar los Riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional.

• Debida Diligencia Intensificada: Proceso reforzado de conocimiento de la contraparte, de su negocio y del origen de los activos, aplicable cuando se identifican factores de riesgo elevados.

• Denunciante: Persona que, de buena fe, pone en conocimiento de la Compañía hechos que puedan constituir una conducta irregular, ilícita o contraria al Programa.

• Empleado: Persona natural con un vínculo laboral vigente con la Compañía.

• Ética Empresarial: Actuar conforme a los principios, valores y normas organizacionales que promueven comportamientos íntegros, relaciones de confianza y sostenibilidad empresarial.

• Factores de Riesgo: Elementos o circunstancias que pueden generar o incrementar los Riesgos de Corrupción y de Soborno Transnacional para la Compañía.

• Grupos de Interés / Terceros: Personas naturales o jurídicas que, por su relación con la Compañía, tienen interés en sus actividades, incluidos empleados, clientes, proveedores, aliados, autoridades y entidades de supervisión.

• Malversación: Apropiación indebida o desviación de bienes, fondos o valores confiados a un colaborador en el ejercicio de su cargo.

• Matriz de Riesgo C / ST: Herramienta que permite identificar, evaluar, segmentar y controlar los Riesgos de Corrupción y de Soborno Transnacional.

• Medidas de Protección: Acciones orientadas a salvaguardar los derechos personales y laborales de denunciantes y testigos.

• Negocios o Transacciones Internacionales: Operaciones o negocios de cualquier naturaleza realizados con personas naturales o jurídicas extranjeras, públicas o privadas.

• Oficial de Cumplimiento: Empleado designado por la Compañía para promover, desarrollar, supervisar y velar por el cumplimiento del PTEE y de los demás sistemas de cumplimiento asociados.

• Personas Expuestas Políticamente (PEP): Personas naturales, nacionales o extranjeras, que desempeñan funciones públicas prominentes, conforme a la normativa vigente, incluyendo servidores públicos, directivos de organizaciones internacionales y PEP extranjeros.

• Persona Protegida: Denunciante o testigo a quien se le han otorgado medidas de protección para garantizar sus derechos personales y laborales.

• Políticas de Cumplimiento: Políticas adoptadas por la Compañía para asegurar una gestión ética, transparente y conforme a la ley, orientadas a la prevención de riesgos de corrupción, soborno y otros delitos.

• Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE): Conjunto de políticas, procedimientos y controles orientados a identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción y de Soborno Transnacional.

• Represalia: Cualquier acción u omisión perjudicial ejercida contra una persona por haber denunciado o colaborado en una investigación.

• Riesgos C / ST: Riesgos de Corrupción y Riesgos de Soborno Transnacional.

• Riesgo Reputacional: Posibilidad de pérdida derivada del deterioro de la imagen, del prestigio o de la confianza en la Compañía.

• Servidor Público Extranjero: Persona que ejerce funciones públicas legislativas, administrativas o judiciales en un Estado extranjero o en una organización pública internacional.

• Soborno Transnacional: Acto mediante el cual se ofrece, promete o entrega, directa o indirectamente, un beneficio indebido a un servidor público extranjero con el fin de obtener ventajas en un negocio o una transacción internacional.

• Testigo: Persona que posee información relevante sobre hechos irregulares y colabora con su testimonio o aporta pruebas.

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Enriquecimiento Ilícito

Incremento patrimonial injustificado de un colaborador respecto de sus ingresos legítimos.

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Contexto

Encajes S.A. Colombia desarrolla sus actividades en un entorno empresarial que exige altos estándares de integridad, transparencia y cumplimiento normativo, tanto en las relaciones con el sector público como con el privado, a nivel nacional e internacional.

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En este contexto, la Compañía reconoce la importancia de identificar y gestionar oportunamente los riesgos de corrupción y soborno transnacional, que pueden afectar la sostenibilidad del negocio, la reputación corporativa y la confianza de los grupos de interés.

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El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) se adopta como un instrumento preventivo y transversal, orientado a establecer lineamientos claros de comportamiento ético, fortalecer el gobierno corporativo y promover una cultura organizacional basada en la legalidad, la responsabilidad y la rendición de cuentas.

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El Programa se articula con los demás sistemas de gestión y cumplimiento de la Compañía, en especial con el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM (SAGRILAFT) y con el Código de Ética y Transparencia, garantizando un enfoque integral de administración de riesgos y de cumplimiento regulatorio.

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Compromiso de la Alta Dirección

La Alta Dirección de Encajes S.A. Colombia manifiesta su compromiso expreso e inequívoco con la ética empresarial, la transparencia y el cumplimiento de la normatividad vigente, y adopta una política de tolerancia cero frente a la corrupción y el soborno transnacional.

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En desarrollo de este compromiso, la Alta Dirección:

• Aprueba, respalda y promueve la implementación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), así como del Código de Ética y Transparencia y de las políticas que lo integran.

• Garantiza la designación del Oficial de Cumplimiento, así como la asignación de los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para la adecuada ejecución, el seguimiento y la mejora continua del Programa.

• Exige a todos los administradores, empleados y terceros el estricto cumplimiento de los principios, valores y lineamientos establecidos en el PTEE y en las demás políticas corporativas.

• Promueve una cultura organizacional orientada a la prevención, detección y mitigación de los riesgos de corrupción y soborno transnacional, así como al uso responsable de los canales de denuncia.

• Asegura la protección del denunciante y la prohibición de represalias contra quienes reporten de buena fe conductas irregulares o contrarias a la ética y la legalidad.

• Realiza seguimiento periódico al funcionamiento y efectividad del Programa, adoptando las medidas correctivas y de mejora que resulten necesarias.

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Este compromiso es transversal a todos los niveles de la organización y constituye un pilar fundamental del gobierno corporativo y de la sostenibilidad de Encajes S.A. Colombia.

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Valores Corporativos en el Marco de la Transparencia​​​

 

El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) de Encajes S.A. Colombia se fundamenta en un conjunto de principios y valores que orientan la conducta de la Alta Dirección, los administradores, los empleados y los terceros, y sirven como marco de referencia para la toma de decisiones y el relacionamiento con los grupos de interés.

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Estos principios y valores reflejan el compromiso de la Compañía con una gestión empresarial responsable, transparente y alineada con la normatividad vigente:

• Ética e integridad: actuar de manera coherente con los valores corporativos y rechazar cualquier conducta indebida, corrupta o contraria a la ley.

• Legalidad: cumplir estrictamente las disposiciones legales y regulatorias, así como las políticas internas aplicables a la Compañía.

• Transparencia: desarrollar las operaciones de forma clara, trazable y verificable, lo que facilita la rendición de cuentas.

• Honestidad: actuar con rectitud y veracidad en todas las relaciones laborales, comerciales y contractuales.

• Buena fe: promover relaciones basadas en la confianza, el respeto y la lealtad con los grupos de interés.

• Responsabilidad: asumir de manera consciente las obligaciones y las consecuencias derivadas de las propias actuaciones.

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Estos principios y valores constituyen un eje transversal del PTEE y son de obligatorio cumplimiento para todos los niveles de la organización y para los terceros que actúen en nombre o representación de Encajes S.A. Colombia.

 

Roles y Responsabilidades​​​

La implementación y la efectividad del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) de Encajes S.A. Colombia son responsabilidad de toda la organización, bajo el liderazgo de la Alta Dirección y con funciones claramente definidas.​

 

Alta Dirección y Casa Matriz​​

Aprueban la política C/ST, el PTEE y sus actualizaciones, designan al Oficial de Cumplimiento, asignan los recursos necesarios y realizan un seguimiento periódico del funcionamiento y la efectividad del Programa.

 

Representante Legal​​

Lidera la implementación del PTEE, supervisa su ejecución, analiza los informes del Oficial de Cumplimiento y garantiza la disponibilidad de recursos, así como el seguimiento de auditorías y de acciones correctivas.

 

Oficial de Cumplimiento​​

Diseña, implementa y monitorea el PTEE; evalúa el riesgo C/ST; verifica la debida diligencia; capacita a la organización; presenta informes a la Alta Dirección; y gestiona los reportes ante las autoridades competentes.

 

Revisoría Fiscal y Auditoría Interna

​​Evalúan el cumplimiento y la eficacia del PTEE, reportan hallazgos, debilidades o señales de alerta y formulan recomendaciones de mejora.

 

Administradores y Colaboradores​​

Cumplen las políticas y procedimientos del PTEE, actúan con integridad, previenen conflictos de interés y reportan oportunamente cualquier situación irregular a través de los canales establecidos.

 

Políticas Complementarias​​

Prevención de conductas asociadas a la ética y el comportamiento del empleado​

Establece los principios y las reglas de conducta que orientan el comportamiento ético de los colaboradores. Promueve la integridad, el respeto y la responsabilidad en el ejercicio de sus funciones, a través del Código de conducta interna (antes código de ética)

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Prevención de conductas asociadas a la corrupción, el fraude o sus equivalentes​

El Código de Ética y Transparencia (en inglés y en español) establece los lineamientos de tolerancia cero frente a actos de corrupción, soborno y fraude. Aplica a todos los colaboradores, directivos y terceros vinculados a la Compañía.

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Regulación de las relaciones comerciales​

La Política de Regalos y atenciones establece las reglas para la entrega y recepción de regalos, atenciones y hospitalidades. Busca prevenir conflictos de interés y prácticas que puedan afectar la transparencia en los negocios.

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Garantía de confidencialidad, tratamiento responsable y transparente de las denuncias​

La Política de investigaciones asegura el manejo confidencial, objetivo y oportuno de las denuncias recibidas. Define el proceso de investigación conforme a los criterios de imparcialidad y debido proceso.

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Protección al denunciante y 0 tolerancia a las represalias​

La Política de protección al denunciante garantiza la protección de quienes reporten, de buena fe, posibles irregularidades. Prohíbe cualquier forma de represalia directa o indirecta.

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Gestión eficiente y conocimiento de proveedores​

El Procedimiento de selección y evaluación de proveedores define los lineamientos para su selección, evaluación y monitoreo. Busca mitigar los riesgos de corrupción, fraude y soborno en la cadena de suministro.

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Gestión eficiente del conflicto de interés interno y del conocimiento del empleado en cuanto a riesgos C/ST​

El manual para la gestión del conflicto de interés establece mecanismos para identificar, declarar y gestionar dichos conflictos. Fortalece el conocimiento de los colaboradores sobre los riesgos de C/ST.

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Lineamientos para la aceptación y vinculación/negociación/contratación de clientes y contrapartes​

Los procedimientos de cartera, comercial y de comercio exterior establecen criterios de debida diligencia para la vinculación de clientes y contrapartes. Prohíbe las relaciones con personas o entidades incluidas en listas restrictivas y establece la obligación de reportar ante las autoridades competentes.

 

Canales de Reporte

Encajes S.A. Colombia dispone de canales confidenciales y seguros para reportar, de buena fe, cualquier conducta que pueda constituir actos de corrupción, soborno, fraude, conflictos de interés o incumplimientos del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

 

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Los canales son los siguientes:

Oficial de Cumplimiento:
Katherine Baena Acosta
Correo: oficialcumplimientoptee@encajes.com
Teléfono: (571) 2942888 Ext: 452

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Línea EE:

Correos electrónicos: lineaetica@encajes.com - protecciondedatos@encajes.com

Link de formulario en español (anónimo):  https://forms.gle/6bZ9BEwCypWZZDkF9

Link de formulario en inglés (anónimo): https://forms.gle/GcDWPdVTv9hJaL1T9

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Los reportes pueden realizarse de forma confidencial y, de ser necesario, de forma anónima, a través de los canales internos definidos por la Compañía. Todos los reportes serán gestionados bajo los criterios de reserva, imparcialidad, debido proceso y protección del denunciante, sin tolerancia a represalias.

 

Capacitaciones y Divulgación

Encajes S.A. Colombia promueve una cultura de integridad y cumplimiento mediante programas periódicos de capacitación y divulgación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), dirigidos a colaboradores, administradores y, cuando corresponda, a terceros.

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Las capacitaciones abordan, entre otros, los riesgos de corrupción y soborno, conflictos de interés, deberes éticos, canales de reporte y responsabilidades asociadas al PTEE y son coordinadas por el Oficial de Cumplimiento, con registro y seguimiento conforme a los lineamientos internos.

 

Consecuencias por Incumplimiento

El incumplimiento de las disposiciones del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), del Código de Conducta, del Código de Ética y Transparencia y de las demás políticas asociadas dará lugar a la adopción de las medidas disciplinarias, contractuales y legales a que haya lugar.

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Estas consecuencias podrán incluir sanciones internas, terminación de la relación laboral o contractual, reporte a las autoridades competentes y demás acciones previstas en la normatividad aplicable, sin perjuicio de las responsabilidades civiles, administrativas o penales que correspondan.